Les problèmes de fret maritime commencent souvent avant que le navire ne quitte le port. Les importateurs perdent du temps lorsque les données sur la cargaison sont vagues, que les transferts entre fournisseurs déraillent ou que les conditions de réservation ne correspondent pas à l'expédition réelle.
Un transitaire peut réduire ces écarts, mais l'importateur a toujours besoin de données fiables. Le ksms est également important lorsque les retards maritimes poussent les cargaisons à destination des États-Unis vers une solution de secours par fret aérien sur des avions de passagers.
Vérifier les informations d'expédition avant la réservation
Avant d'approuver un tarif, les importateurs doivent traiter les données sur la cargaison comme un point de contrôle, et non comme une simple formalité administrative. Un transitaire peut aider à comparer les options de réservation, mais le devis dépend toujours du poids, du volume, du calendrier d'enlèvement et de la description de la cargaison.
Confirmer le volume et le poids de la cargaison
Le CBM, le poids brut, le nombre de colis et les dimensions des cartons doivent être vérifiés avant la réservation. La planification LCL commence souvent par le volume, tandis que la planification FCL dépend de la capacité du conteneur, des limites de poids, de la séquence de chargement et du placement sécurisé de la cargaison.
Vérifier les dates d'enlèvement auprès des fournisseurs
Un calendrier de départ a peu de valeur si les fournisseurs ne sont pas prêts. Les importateurs doivent confirmer les dates de libération en usine, les adresses d'enlèvement, l'état de l'emballage, les fenêtres de livraison en entrepôt et si des marchandises nécessitent encore une inspection avant l'enlèvement.
Faire correspondre les Incoterms avec les responsabilités de réservation
Les Incoterms déterminent qui se charge de l'enlèvement, du dédouanement à l'export, du fret, de l'assurance et de la livraison à destination. Une incompatibilité peut conduire les deux parties à supposer que l'autre a réservé l'étape suivante, payé les frais suivants ou approuvé le document suivant.
Choisir le mode de réservation adapté à la cargaison
Le devis maritime le moins cher n'est pas toujours la réservation la plus sûre. Les importateurs doivent comparer la valeur de la cargaison, le délai de livraison, le nombre de fournisseurs, le risque de manutention et la tolérance au stockage avant de choisir FCL, LCL ou la consolidation.
Comparer FCL et LCL
Le FCL convient mieux lorsque la cargaison remplit suffisamment l'espace du conteneur ou nécessite un contrôle de chargement plus strict. Le LCL convient aux expéditions plus petites, mais les importateurs doivent s'attendre à une manutention supplémentaire, à des dates limites d'entrepôt et à une attention plus étroite aux mesures avant le chargement de la cargaison.
Utiliser la consolidation pour des fournisseurs dispersés
Les expéditions multi-fournisseurs créent des risques de timing. La consolidation peut regrouper de petits lots d'usines en une seule cargaison, réduire les frais d'origine répétés et donner au transitaire un plan d'expédition plus clair à gérer pour l'enlèvement, la manutention en entrepôt et le chargement.
Prévoir un fret de secours avant les retards maritimes
Les retards maritimes ne justifient pas toujours le recours au fret aérien. Les importateurs doivent décider à l'avance quels SKUs sont suffisamment urgents pour être acheminés par avion, quelles commandes peuvent attendre et quels documents doivent être examinés avant de changer de mode de transport.
Identifier les déclencheurs du fret aérien
Un plan de secours doit définir le point de déclenchement. Ce déclencheur peut être un départ manqué, un retard portuaire, un risque de rupture de stock ou une date de livraison au détail qui ne peut pas être repoussée sans nuire aux ventes.
Examiner le ksms pour les expéditions aériennes vers les États-Unis
Pour les cargaisons aériennes à destination des États-Unis susceptibles d'être transportées sur des avions de passagers, le ksms peut affecter les options aériennes disponibles. Le processus ksms est lié au statut d'expéditeur connu, tandis que les expéditeurs inconnus peuvent faire face à des choix de capacité plus restreints.
Éviter les erreurs de documents avant la date limite
Les problèmes de documents peuvent retarder la cargaison même lorsque de l'espace est disponible. Les importateurs doivent vérifier les données de la facture, les détails de la liste de colisage, les instructions du connaissement, les informations sur le destinataire et les descriptions des produits avant la date limite.
Faire correspondre les données de la facture et de la liste de colisage
La facture commerciale et la liste de colisage doivent comporter les mêmes noms de produits, quantités, nombres de colis, poids et coordonnées de l'acheteur. De petites incohérences peuvent ralentir le traitement à l'export, le contrôle douanier ou la libération de la cargaison à destination.
Vérifier les instructions du connaissement
Les instructions du connaissement doivent être vérifiées avant la libération, et non après le départ du navire. Les importateurs doivent confirmer l'expéditeur, le destinataire, la partie à notifier, les conditions de fret, les marques, les numéros et l'adresse de livraison finale.
Effectuez cette vérification avant la réservation finale :
- Confirmer le nom de la cargaison, le code SH, la valeur, la quantité et le nombre de colis.
- Faire correspondre la facture commerciale avec la liste de colisage.
- Vérifier les instructions du connaissement avant la libération.
- Conserver une preuve écrite des changements de calendrier et des mises à jour d'expédition.
Cette même habitude est utile si une expédition passe du maritime à l'aérien. Lorsque l'examen du ksms devient pertinent, des dossiers d'expéditeur et des données de cargaison bien organisés rendent la discussion sur le fret aérien plus rapide et plus claire.
Maintenir une communication claire après la réservation
La confirmation de réservation n'est pas la ligne d'arrivée. Les importateurs doivent demander les jalons d'expédition, les rappels de date limite, les mises à jour de chargement, le statut de départ, les avis d'arrivée et les alertes précoces en cas d'exception.
Un transitaire doit surveiller les changements d'itinéraire ou de transporteur afin que les importateurs puissent réagir avant que les plans de livraison ne déraillent. L'importateur doit désigner un responsable unique pour les messages des fournisseurs, les approbations de documents et les décisions d'entrepôt.
Conclusion
Les erreurs de fret maritime proviennent généralement d'un manque de rigueur dans les détails, et non de la malchance. Des données de cargaison fiables, un mode de réservation approprié, des vérifications précoces des documents et un plan de secours pratique aident les importateurs à protéger leurs coûts, leurs délais et leurs stocks.
