MANILA, Filipinas – A conformidade fiscal de fim de ano é frequentemente vista como uma obrigação de rotina, mas para empresas e contribuintes individuais, desempenha um papel crucial na garantia de relatórios precisos, evitando penalidades e minimizando riscos de auditoria. Com o fim de 2025, os contribuintes são incentivados a rever os seus registos antecipadamente e preparar-se para os requisitos-chave devidos no primeiro trimestre de 2026.

Por que a conformidade fiscal de fim de ano é importante?

A conformidade de fim de ano vai além de simplesmente apresentar declarações fiscais. Envolve reconciliar rendimentos, despesas, folha de pagamento e impostos retidos ao longo do ano para garantir que todos os valores sejam precisos e consistentes. Abordar estas tarefas antes do fim do ano ajuda a reduzir o risco de penalidades, previne discrepâncias que poderiam desencadear auditorias e torna a preparação das declarações anuais de imposto sobre o rendimento significativamente mais suave.

Principais obrigações de folha de pagamento e retenção a lembrar

Empregadores e contribuintes devem prestar especial atenção aos requisitos anuais de folha de pagamento e retenção, particularmente a submissão de listas alfabéticas e certificados aos funcionários e ao Bureau of Internal Revenue (BIR).

Os funcionários devem receber o seu Formulário BIR 2316, ou Certificado de Pagamento de Compensação e Imposto Retido, até 31 de janeiro de 2026. Os empregadores, por sua vez, são obrigados a submeter cópias do Formulário 2316 ao BIR ou ao respetivo Escritório Distrital de Receitas até 28 de fevereiro de 2026.

O Formulário BIR 1604-C, que resume os impostos retidos sobre compensações juntamente com a lista alfabética de funcionários, vence em 31 de janeiro de 2026. Para pagamentos como honorários profissionais e rendas, estes estão geralmente sujeitos a impostos retidos expandidos (EWT) em vez de imposto retido final (FWT), e devem ser reportados através do Formulário BIR 1604-F, também com vencimento em 31 de janeiro de 2026. Entretanto, o Formulário BIR 1604-E, cobrindo impostos retidos creditáveis ou expandidos e acompanhado pela lista alfabética de beneficiários, vence em 1 de março de 2026.

É essencial que os registos de folha de pagamento, declarações de impostos retidos e listas alfabéticas sejam totalmente reconciliados. Qualquer incompatibilidade entre os valores reportados e os impostos efetivamente remetidos durante o ano pode resultar em penalidades ou avaliações.

Livros de contas: um requisito de fim de ano

Livros de contas devidamente mantidos permanecem uma pedra angular da conformidade fiscal. Sejam manuais, de folhas soltas ou informatizados, os livros devem estar completos e atualizados. Estes registos apoiam os valores declarados nas declarações fiscais e ajudam a evitar problemas caso o BIR reveja ou audite as submissões de um contribuinte.

Outras preparações de fim de ano que os contribuintes não devem ignorar

Além da folha de pagamento e dos livros, as empresas devem preparar uma lista de inventário anual, particularmente se detiverem stocks ou mercadorias, e reconciliá-la com os seus registos contabilísticos. Os cronogramas de vendas, compras e retenções devem ser revistos quanto à precisão, enquanto os documentos de suporte—como recibos, faturas e certificados de retenção—devem estar devidamente organizados e facilmente acessíveis.

Os dados da folha de pagamento, incluindo o subsídio de 13º mês e outros benefícios, também devem ser verificados contra o que foi reportado nos Formulários 2316 e 1604-C para garantir consistência em todas as submissões.

Requisitos de conformidade local

A conformidade fiscal não termina com os impostos nacionais. As empresas também são obrigadas a renovar licenças locais, pagar impostos empresariais locais e submeter relatórios municipais, que geralmente vencem em janeiro de 2026. Deixar de cumprir estes requisitos locais pode resultar em penalidades ou atrasos nas operações empresariais.

Preparação para a declaração anual de imposto sobre o rendimento

Completar as tarefas de conformidade de fim de ano antecipadamente estabelece as bases para declarações anuais de imposto sobre o rendimento precisas. Os contribuintes do ano civil normalmente apresentam as suas declarações anuais e demonstrações financeiras auditadas até 15 de abril de 2026. Uma preparação adequada minimiza o stress de última hora, ajustes contabilísticos, reduz erros e diminui o risco de penalidades ou emendas.

Dicas para facilitar a conformidade de fim de ano

Os contribuintes são aconselhados a reconciliar livros, registos de folha de pagamento e listas alfabéticas antes do fim do ano. Manter todos os documentos de suporte bem organizados e fáceis de recuperar pode poupar tempo durante a época de submissão. Procurar orientação profissional também pode ajudar a identificar lacunas ou discrepâncias antecipadamente, permitindo que os problemas sejam abordados antes que os prazos se aproximem.

Na conformidade fiscal, a preparação não é apenas uma melhor prática, é uma salvaguarda contra riscos e custos desnecessários. – Rappler.com

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