AI 已從「未來概念」快速轉變為企業每天使用的工具。但儘管這些工具變得更容易取得,大多數團隊仍在苦惱該從哪裡開始、如何正確應用 AI,以及如何確保安全使用。
優秀的 AI 顧問 協助企業突破雜音,了解真正有用的內容,並建立實用的工作流程來節省時間和減少人工作業。
本指南以簡單的方式說明 AI 顧問的工作內容、AI 顧問公司的典型運作方式,以及為何越來越多企業尋求這類支援。
企業為何聘請 AI 顧問
大多數組織嘗試在內部探索 AI,但經常遇到相同的挑戰。部分員工能善用工具,其他人則完全避免使用。流程變得不一致,浪費時間在隨機提示詞的實驗上,團隊不知道如何將 AI 應用於實際工作流程。領導者也擔心資料隱私、準確性,以及員工不當依賴 AI 的風險。更重要的是,員工有他們的「實際」工作要做,從企業角度來看,花費過多時間試用和測試根本不可行。
AI 諮詢透過為企業提供結構化方法來解決這些問題。顧問不是猜測什麼可能有幫助,而是識別明確的機會,建立正確的解決方案,並訓練團隊有效使用 AI。目標不是取代員工或增加複雜性,而是減少摩擦、釋放時間,並協助人們更聰明地工作。
AI 顧問實際做什麼
儘管每家 AI 顧問公司都有不同的優勢,但大多數在相同的核心領域提供支援。以下簡單說明 AI 顧問通常協助的內容。
繪製您目前的工作流程
起點是了解企業目前的運作方式。AI 顧問不從工具開始,而是從流程開始。他們研究工作如何在組織中流動、瓶頸存在於何處,以及哪些任務反覆拖慢團隊進度。這種繪製讓他們能夠識別 AI 的機會,而不會干擾企業目前的運作方式。
識別快速成效
AI 諮詢最有價值的部分之一是協助企業獲得早期成果。顧問精準找出可以立即改善的任務。這通常包括行政繁重的工作,例如電子郵件、報告、內容準備、資料輸入、規劃或內部文件。這些快速成效創造動能,並協助團隊立即看到效益。
建立實用的 AI 工作流程
一旦機會明確,顧問就開始設計實際的工作流程。這是 AI 變得極為有用的地方。這些工作流程可能支援客戶回應、財務、合規、營運、銷售或人力資源等領域。顧問確保工作流程符合企業已使用的工具,而不是引入不必要的平台。這些工作流程設計為穩定、可重複且易於員工遵循。
建立自訂提示詞和範本
AI 諮詢的一大部分是協助團隊從 AI 工具獲得一致的結果。顧問建立員工可以每天使用的提示詞範本。這些範本針對企業的語調、任務和期望量身打造。他們也向團隊展示如何正確構建提示詞,這能提升準確性並節省時間。
減少人工行政工作
企業聘請 AI 顧問的核心原因是減少重複的人工任務。這可能包括摘要筆記、製作文件、從表單收集資訊、撰寫電子郵件、重新組織資料或準備報告。透過消除人工工作量,顧問協助團隊每週釋放數小時進行更有價值的工作。
確保安全和負責任的使用
AI 採用常因員工應該或不應該與 AI 工具分享什麼內容的不確定性而放緩。AI 顧問建立指導方針,提供明確的安全實務,並確保員工了解如何使用技術而不會危及資料安全。這種清晰度協助組織有信心地採用 AI。
測試和實施解決方案
建立工作流程後,顧問完成測試以確保一切可靠運作。這包括尋找錯誤、檢視邊緣案例,並確認 AI 行為一致。一旦獲得批准,解決方案會逐步推出,以便員工能在不受干擾的情況下採用。
提供培訓和持續支援
優秀的 AI 諮詢不會在交付時結束。顧問通常會訓練團隊如何使用新工作流程,並在工具變更時保持更新。部分企業選擇持續支援來優化流程、更新提示詞,或將 AI 擴展到組織的其他領域。
與 AI 顧問公司合作的模式
雖然每家顧問公司都有自己的流程,但大多數遵循類似以下的結構。這簡單、可預測,並設計為最小化風險。
探索和範疇界定
此步驟專注於了解企業的目前狀態、痛點和目標。顧問從領導者和團隊收集資訊,以識別影響最大的機會。
規劃和工作流程設計
顧問繪製流程並概述 AI 將如何支援。這包括記錄步驟、設計提示詞,以及概述任何自動化或整合。
建構和測試
開發和測試工作流程或解決方案以確保可靠性。在更廣泛推出之前解決任何問題。
啟動和團隊賦能
顧問向團隊介紹新工作流程,提供清晰的文件,並確保每個人都了解如何使用工具。
檢視和優化
啟動後,顧問公司通常會檢視績效、收集回饋,並根據實際使用來優化流程。
為何 AI 諮詢正變得不可或缺
企業不再有緩慢採用的奢侈。AI 現在是生產力、溝通和內部營運的核心組成部分。未能提升團隊技能或優化工作流程的公司,面臨落後於有效使用 AI 的競爭對手的風險。
AI 諮詢為企業提供結構化的方式來採用 AI,而不會浪費時間或盲目實驗。它確保工具被安全、一致地應用,並以實際支援日常工作的方式使用。
AI 不是要取代人們,而是給予他們更好的工具,讓他們能更快速地工作、更清晰地思考,並專注於高價值任務而非例行行政工作。AI 諮詢為企業提供達成目標的最簡單和最可靠的方式之一。
如果您正在尋找提供引導式實用支援的 AI 顧問公司,請聯繫 The AI Activators ,他們可以提供協助。
